一张打车票和对应的行程单，“比如打车票，附上手机里的行程记录截图，打印出来钉在一起；买材料的发票，附上购物清单；差旅发票，附上机票、高铁票和酒店订单。我建议大家准备这样的分类文件夹，按‘设备费、差旅费、专家咨询费’等类目分开放，这样报销的时候一目了然。”
王海涛连连点头：“我现在就是这么做的，每次出差回来，当天就把所有凭证整理好放进文件夹，下次报销的时候直接拿出来填单，快多了。”
讲完发票整理后，我轻轻点击鼠标，PPT页面随之切换到下一页。这一页展示的是一张填错的报销单截图，我特意用红笔将其中的错误之处圈了出来，以便大家能更直观地看到问题所在。
“接下来，我们进入第四步——报销单‘填对细节’。大家可别小瞧这些小细节哦，有时候一个小小的错误就能让整个报销流程变得异常麻烦。”我指着屏幕上的报销单说道，“就像这张报销单，大家看这里，课题编号居然漏填了，这可是非常重要的信息啊！还有，专家咨询费被误填成了劳务费，这两者可是完全不同的类目呢。再看看这里，附件张数也填错了，这样的报销单怎么可能通过审核呢？”
为了让大家更好地记住这些容易出错的地方，我还特意编了一个口诀：“‘编号别漏、类目别混、金额别错、附件别少’。大家在填写报销单的时候，一定要按照这个口诀来检查，确保每一项都填写正确。填完之后，自己先核对一遍，比如金额要和发票总金额一致，类目要和预算表对应，附件张数要数清楚。”
最后，我还提醒大家：“财务处门口有‘报销单填写模板’，大家可以去拿一份，照着填就不会错啦。”
陈莉举手提问：“鹿主任，要是不确定类目怎么填怎么办？比如我们买的实验用软件，算设备费还是办公费啊？”
“问咱们科技合作与成果转化中心的专员！”我点开一张联系表，“每个学院我们都配了专属的经费咨询专员，他们的电话和微信都在这上面。不确定的事情别瞎猜，直接问专员，比自己琢磨强。上次陈老师你那个软件的问题，其实算‘专用设备费’，我已经让专员跟你联系过了吧？”
陈莉惊讶地说：“对！昨天专员给我打了电话，还发了分类标准，太贴心了。”
“这都是我们应该做的。”我微微一笑，语气温和地说道，“咱们科技管理部门，可不是来给大家设置各种障碍和门槛的，我们的存在，就是为了给大家提供更好的服务。所以，你们只需要专注于科研工作，那些繁琐的杂事，就放心地交给我们来处理吧。”
说完，我轻点鼠标，将最后一页PPT展示在大屏幕上。这一页的内容是财务系统的进度查询界面，界面清晰明了，各项信息一目了然。
“接下来，我要给大家详细讲解一下报销流程的第五步——提交报销后‘盯进度’，以及遇到问题时如何及时‘补材料’。”我指着屏幕上的界面，继续说道，“有不少老师在提交报销后就不再关注了，结果等了很久都没有收到款项，这时候才想起来去查询进度，却发现是因为缺少某些材料而被退回了。这样一来，不仅耽误了时间，还可能影响到后续的工作。”
为了让大家更直观地理解，我给大家举了一个例子：“就拿上个月自动化学院的赵老师来说吧，他在提交报销后，非常细心地查看了进度，结果
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